Administración de Fideicomisos en Nueva York

No todos los patrimonios pasan por el Tribunal Sucesorio (Surrogate's Court). Cuando una persona crea un fideicomiso en vida revocable (revocable living trust), o cuando un testamento dirige bienes hacia un fideicomiso para un cónyuge, hijo o nieto, la persona que asume el cargo —el fiduciario (trustee)— tiene un trabajo muy distinto al de un albacea (executor). Por lo general no hay una petición judicial que presentar ni un juez que apruebe cada paso, pero los deberes legales son, si acaso, más exigentes, porque un fiduciario a menudo administra dinero durante años, no meses.

Esta guía explica cómo funciona en realidad la administración de fideicomisos en Nueva York: qué debe hacer primero un fiduciario recién designado, el estándar de cuidado que exige la ley, cómo se asignan el ingreso y el principal conforme al Artículo 11-A de la EPTL, qué avisos y registros debe conservar un fiduciario, cómo funcionan los impuestos del fideicomiso, cómo se realizan las distribuciones, y qué sucede cuando un fiduciario renuncia o un sucesor asume el cargo.

Ya sea que esté administrando un fideicomiso revocable tras el fallecimiento de la persona que lo creó, o que recién haya aceptado el nombramiento como fiduciario de un fideicomiso creado bajo el testamento de alguien, las obligaciones fundamentales descritas aquí aplican por igual. Términos como «grantor» (fideicomitente), «income beneficiary» (beneficiario de ingreso) y «remainder beneficiary» (beneficiario del remanente) están definidos en nuestro glosario de fideicomisos y sucesiones. Como siempre, los términos específicos del instrumento del fideicomiso rigen muchos detalles, así que lea su documento de fideicomiso junto con esta guía.

Qué significa la administración de un fideicomiso

La administración de un fideicomiso es la gestión continua de los bienes del fideicomiso por parte de un fiduciario, en beneficio de uno o más beneficiarios, conforme a los términos del instrumento del fideicomiso y la ley de Nueva York. Puede ser breve —liquidar un fideicomiso revocable dentro del año siguiente al fallecimiento del otorgante (grantor)— o puede durar décadas, como cuando un fideicomiso mantiene fondos para un beneficiario joven hasta una edad determinada, o proporciona ingresos a un cónyuge sobreviviente de por vida antes de transferir el principal a los hijos.

Los fideicomisos evitan el proceso de sucesión (probate) ante el Tribunal Sucesorio precisamente porque la titularidad de los bienes del fideicomiso ya recae en el fiduciario, y no en el fideicomitente fallecido a título individual. Esa eficiencia es una razón importante por la que las personas usan un fideicomiso en vida revocable como parte de su plan patrimonial, y nuestro equipo de planificación patrimonial y fideicomisos puede ayudar a quien todavía esté decidiendo si un fideicomiso conviene a su familia. Sin embargo, una vez que existe un fideicomiso, administrarlo bien no significa que carezca de supervisión: simplemente significa que la supervisión la ejerce principalmente el propio fiduciario, sujeta al derecho de los beneficiarios de exigir una rendición de cuentas y, de ser necesario, de acudir al Tribunal Sucesorio en busca de una solución.

Primeros pasos para un fiduciario nuevo

Cuando un fideicomiso se vuelve irrevocable —típicamente al fallecimiento del fideicomitente, —típicamente al fallecimiento del otorgante, o antes si el instrumento así lo dispone——, el fiduciario sucesor debe seguir una secuencia clara:

• Obtenga el instrumento original del fideicomiso y cualquier enmienda, y lea el documento completo, no solo el resumen que pueda ofrecer un familiar.
• Obtenga copias certificadas del certificado de defunción, si la administración sigue a un fallecimiento, y notifique a los bancos, casas de bolsa y demás instituciones que mantengan bienes del fideicomiso.
• Solicite un número de identificación fiscal (EIN) para el fideicomiso si aún no cuenta con uno, ya que, por lo general, un fideicomiso no puede operar con el número de Seguro Social del fideicomitente fallecido después de su muerte.
• Identifique e inventaríe los bienes del fideicomiso, obtenga valuaciones a la fecha del fallecimiento cuando corresponda, y retitule las cuentas y los bienes inmuebles a nombre del fiduciario en su carácter de tal.
• Revise el fideicomiso para identificar legados específicos, poderes de designación (powers of appointment) o instrucciones que deban cumplirse antes de que inicie la administración continua.
• Considere si el plan patrimonial también involucra un patrimonio sujeto a sucesión conforme a un testamento relacionado; ambos a menudo se desarrollan en paralelo, y nuestro equipo de sucesión y administración frecuentemente coordina ambos.

Deberes del fiduciario y el estándar de cuidado

Nueva York exige a los fiduciarios algunos de los deberes más altos que reconoce la ley, y un fiduciario que los malinterpreta enfrenta un riesgo real de responsabilidad personal.

Deber de lealtad

El fiduciario debe actuar exclusivamente en interés de los beneficiarios y evitar el autobeneficio (self-dealing), como comprar personalmente bienes del fideicomiso, tomar préstamos del fideicomiso, o favorecer los intereses de un beneficiario sobre los de otro sin autorización del instrumento del fideicomiso para hacerlo.

Deber de prudencia

Conforme a la Prudent Investor Act (EPTL 11-2.3), el fiduciario debe administrar e invertir los bienes del fideicomiso como lo haría un inversionista prudente, considerando los fines, los términos y los requisitos de distribución del fideicomiso, y evaluando las inversiones en el contexto de la cartera completa en lugar de bien por bien. Concentrar los bienes del fideicomiso en una sola acción, conservar una inversión heredada por razones sentimentales, o dejar grandes sumas sin invertir durante años pueden todos constituir una violación de este deber.

Deber de informar y rendir cuentas

Los fiduciarios deben mantener a los beneficiarios razonablemente informados sobre el fideicomiso y su administración, y deben estar preparados para presentar una rendición de cuentas formal de los ingresos, desembolsos y distribuciones cuando se les solicite o cuando el fideicomiso termine. Un fiduciario que se resiste a la transparencia básica propicia exactamente el tipo de disputa que termina en el Tribunal Sucesorio. Nuestra práctica de representación de fiduciarios y albaceas interviene regularmente tanto para asesorar proactivamente a los fiduciarios como para defenderlos cuando un beneficiario presenta un reclamo.

Deber de imparcialidad

Cuando un fideicomiso tiene múltiples beneficiarios —por ejemplo, un cónyuge con derecho al ingreso de por vida e hijos con derecho al principal posteriormente—, el fiduciario debe equilibrar sus respectivos intereses en lugar de favorecer a una clase sobre la otra.

El principal y el ingreso conforme al Artículo 11-A de la EPTL

Muchos fideicomisos dividen a los beneficiarios entre un interés de ingreso (a menudo un cónyuge, con derecho al ingreso durante su vida) y un interés de principal (a menudo hijos o nietos, con derecho a lo que quede posteriormente). El Artículo 11-A de la EPTL, la Principal and Income Act de Nueva York, establece reglas supletorias para clasificar los ingresos y gastos cuando el instrumento del fideicomiso no aborda la cuestión directamente.

Hacer correctamente esta asignación importa porque determina directamente lo que recibe un beneficiario de ingreso frente a lo que permanece en el fideicomiso para los beneficiarios del remanente. Un fiduciario que clasifica erróneamente una ganancia de capital importante como ingreso distribuible, por ejemplo, puede terminar distribuyendo en exceso a un beneficiario vitalicio en detrimento de quienes heredan después, precisamente el tipo de error que provoca un procedimiento de rendición de cuentas. Muchos fiduciarios también cuentan con una facultad legal para ajustar entre ingreso y principal en circunstancias limitadas, de modo que una clasificación por lo demás rígida no produzca un resultado injusto para una clase de beneficiarios; esa facultad debe usarse con cautela y documentarse por escrito.

Avisos, registros y comunicación con los beneficiarios

A diferencia de otros estados, Nueva York no impone un único plazo legal rígido para el primer aviso del fiduciario a los beneficiarios después de que un fideicomiso se vuelve irrevocable. Eso no reduce la obligación práctica. Un fiduciario prudente debe, al inicio de la administración:

• Notificar a todos los beneficiarios actuales y del remanente que el fideicomiso existe, quién es el fiduciario y cómo comunicarse con él.
• Proporcionar una copia de las partes pertinentes del instrumento del fideicomiso que describen el interés de cada beneficiario, sujeto a cualquier disposición de confidencialidad del fideicomiso.
• Establecer un sistema de registro —incluso una simple hoja de cálculo más un archivo dedicado a estados de cuenta y recibos— desde el primer día, en lugar de intentar reconstruir el historial más adelante.
• Enviar actualizaciones periódicas, al menos una vez al año, que resuman el ingreso, los gastos y las distribuciones realizadas del fideicomiso.
• Conservar copias de cada aviso enviado y cada respuesta recibida, ya que el silencio de un beneficiario es mucho menos útil en una disputa posterior que un acuse de recibo firmado.

Estas prácticas no son solo buenos modales; son evidencia, si llegara a surgir una disputa, de que el fiduciario se tomó en serio el deber de informar. Los beneficiarios que se sienten mantenidos en la oscuridad tienen muchas más probabilidades de solicitar una rendición de cuentas obligatoria, lo cual le cuesta al fideicomiso dinero y tiempo que una comunicación regular podría haber evitado.

Impuestos del fideicomiso y comisiones del fiduciario

Un fideicomiso que genera ingresos durante la administración generalmente es su propio contribuyente. El fiduciario típicamente debe:

• Obtener un EIN para el fideicomiso y presentar declaraciones anuales federales del impuesto sobre la renta fiduciaria (Formulario 1041) y declaraciones fiduciarias de Nueva York (Formulario IT-205) que reporten el ingreso generado por los bienes del fideicomiso.
• Emitir los Anexos K-1 (Schedule K-1) a los beneficiarios que recibieron ingreso distribuible durante el año, para que los beneficiarios puedan reportar su parte en sus propias declaraciones personales.
• Determinar si el fideicomiso se trata como un «simple trust» (fideicomiso simple) que debe distribuir todo el ingreso anualmente, o un «complex trust» (fideicomiso complejo) que puede acumular ingreso, ya que esto afecta el tratamiento fiscal de los montos no distribuidos.
• Coordinar con el albacea si un patrimonio relacionado en sucesión también presenta una declaración del impuesto sucesorio de Nueva York, particularmente en patrimonios que se acercan al monto de exclusión de Nueva York de $7.35 millones, donde la regla del «cliff» (precipicio) grava todo el patrimonio una vez que se cruza el umbral del 105%.

Los fiduciarios generalmente también tienen derecho a comisiones legales conforme a la SCPA 2309 —una comisión anual sobre el valor del principal ($10.50 por cada $1,000 sobre los primeros $400,000, $4.50 por cada $1,000 sobre los siguientes $600,000 y $3.00 por cada $1,000 por encima de esa cifra) más el 1% del principal distribuido—, una estructura que difiere de la escala del albacea de la SCPA 2307. Muchos fiduciarios familiares renuncian o reducen las comisiones, particularmente en fideicomisos familiares más pequeños, pero los fiduciarios institucionales y profesionales generalmente no lo hacen, y sus tarifas suelen establecerse en un acuerdo de honorarios independiente en lugar de depender únicamente de la tasa legal.

Cómo se hacen las distribuciones a los beneficiarios

La autoridad para distribuir proviene enteramente del instrumento del fideicomiso. Algunos fideicomisos exigen que el fiduciario pague todo el ingreso a intervalos fijos; otros le dan al fiduciario discreción para distribuir el principal para la «salud, educación, mantenimiento y sostenimiento» (health, education, maintenance, and support) de un beneficiario, un estándar común que de todos modos exige que el fiduciario ejerza su criterio razonablemente y documente el fundamento de cada distribución discrecional.

• Antes de cualquier distribución discrecional de gran magnitud, confirme el estándar establecido en el fideicomiso y conserve un registro escrito de por qué la distribución lo cumple.
• Esté atento a las distribuciones basadas en la edad o en hitos (por ejemplo, un tercio del principal a los 25 años y el saldo a los 30) y agende esas fechas con mucha anticipación.
• Cuando un beneficiario es menor de edad o está incapacitado, las distribuciones generalmente no deben hacerse directamente a esa persona; en su lugar, considere una cuenta custodial, un guardián, o mantener los bienes en fideicomiso, según los términos del instrumento.
• Tenga en cuenta que las distribuciones indebidas o no autorizadas pueden servir de base para que un beneficiario busque un recargo (surcharge) personal contra el fiduciario.

Renuncia y fiduciarios sucesores

Desempeñarse como fiduciario no es necesariamente un compromiso de por vida. La mayoría de los instrumentos de fideicomiso establecen un mecanismo para que un fiduciario renuncie y un sucesor asuma el cargo, y la ley de Nueva York, incluida la EPTL 7-2.6, también permite que un tribunal remueva o sustituya a un fiduciario con causa justificada, o llene una vacante cuando el instrumento del fideicomiso no nombra a un sucesor.

Un fiduciario que renuncia debe presentar una rendición de cuentas final al fiduciario entrante y a los beneficiarios, transferir formalmente todos los bienes y registros del fideicomiso, y obtener una liberación de responsabilidad (release) cuando los beneficiarios estén dispuestos a otorgarla. Omitir este paso deja al fiduciario que renuncia expuesto a reclamos sobre su período de servicio mucho después de que creía que el trabajo había terminado. Incluso un fiduciario que confía en que la administración transcurrió sin problemas se beneficia de documentar la transición: los recuerdos se desvanecen, y un finiquito firmado vale mucho más años después que la garantía informal de un beneficiario de que todo estuvo bien.

Cómo puede ayudar Schwartsman Law Group

Schwartsman Law Group PLLC asesora a fiduciarios en cada etapa de la administración de fideicomisos en Nueva York: desde el primer inventario y la solicitud del EIN, hasta las asignaciones de ingreso y principal conforme al Artículo 11-A de la EPTL, la coordinación fiscal, las decisiones de distribución discrecional, y las rendiciones de cuentas formales o informales. La abogada fundadora Marianna Schwartsman, graduada de Fordham Law, y su equipo trabajan con fiduciarios individuales y familiares desde oficinas en Brooklyn, Manhattan y Manhasset, en inglés, español y ruso. Si usted ha asumido el rol de fiduciario y desea administrar el fideicomiso correctamente desde el principio, llame al +1 212 518 3868 o solicite una consulta gratuita hoy mismo.